METODOLOGÍA SIFFCO PARA IMPLEMENTACIÓN DE ERP ODOO

Toda decisión de transformación digital implica un gran reto para la organización. 

No solo porque se compromete una buena cantidad de recursos y esfuerzos sino porque de lo que se trata, en esencia, es de garantizar la supervivencia en el largo plazo de la organización.  Por lo anterior, el equipo de consultoría de SIFFCO entiende que su papel como apoyo en las decisiones estratégicas de sus clientes implica desarrollar, en conjunto, una serie de pasos para avanzar de manera segura hacia la consecución de los objetivos propuestos.

En el entendido de que cada empresa tiene su propia esencia y tamaño, la siguiente propuesta metodológica se adaptará a la naturaleza de las necesidades de cada proyecto evitando actividades que no agreguen valor, pero manteniendo una marcha coherente del proyecto.  A continuación, nuestra metodología para la implementación del ERP Odoo:

El éxito de todo viaje inicia con una buena preparación. 

Por lo tanto, es necesario que todos los involucrados conozcan el proyecto.  En esta fase se conforma el grupo de trabajo responsable del proyecto y se acuerdan los aspectos esenciales y necesarios para que el desarrollo de las actividades acordadas tenga un hilo conductor claro.

En esta etapa consultores y empresa estimamos el alcance, fases y cronograma del proyecto.  Así como, determinar los roles y responsabilidades de los involucrados.  Recuérdese que dependiendo de la envergadura del proyecto de implementación de Odoo habrá más o menos roles involucrados.  

Típicamente un proyecto de implementación total de Odoo requiere del concurso de los siguientes participantes:

De parte de la empresa:  Un responsable único del proyecto y por lo menos un usuario clave por área o proceso empresarial.
De parte de SIFFCO:  Un consultor líder de proyecto y consultores funcionales o técnicos dependiendo de las necesidades propias de cada proyecto.


Las actividades que se llevarán a cabo durante la etapa de preparación del proyecto son:   Preparación de la carta de navegación del proyecto (Project Chárter),   conformación equipo del proyecto,   estimación inicial del esfuerzo necesario para cumplir con los objetivos del proyecto y p reparación del cronograma inicial del proyecto.

Durante la etapa de preparación del proyecto se liberarán los siguientes entregables:   Un documento carta de navegación del proyecto (Project Chárter) y U n cronograma inicial del proyecto que incluirá la estimación inicial del esfuerzo en términos de horas de consultoría.

En la preparación de todo viaje siempre se define una fecha de partida.  

El día elegido se realiza un evento en el cual se da inicio formal al proyecto socializando los acuerdos iniciales, el plan de trabajo y la metodología de implementación del ERP Odoo que determinará el desarrollo de las actividades acordadas.

Adicionalmente se definen los equipos de trabajo y los participantes de la reunión tienen la oportunidad de expresar sus expectativas e inquietudes en torno al proyecto.

En esta etapa se busca alinear las visiones e integrar a todos los involucrados en el proyecto e introducir a los participantes de la empresa en la dinámica de la metodología de implementación de Odoo. 

Las actividades que se llevarán a cabo durante la etapa de lanzamiento del proyecto son: Preparación y ejecución del evento.

El itinerario y un buen mapa definen cada una de las actividades de nuestro viaje

Mapeamos en conjunto los requerimientos del negocio y los comparamos con las funcionalidades de Odoo.

El análisis de brecha se ejecuta con el fin de establecer las bases de la configuración de las apps o módulos de Odoo y ajustar la proyección inicial de inversión de recursos en el proyecto.  Adicionalmente los integrantes del equipo de trabajo y los usuarios clave de cada proceso empresarial se integran a la metodología de implementación de Odoo e inician su proceso de asimilación de la herramienta.

Las actividades que se llevarán a cabo durante la etapa de análisis de brecha son: Definición en conjunto con los participantes de parte de la empresa de los objetivos, motivaciones, procesos críticos y riesgos del proyecto.  Entrevista con los usuarios clave de cada área o proceso a intervenir. Documentación del análisis de brecha y definición de las fases del proyecto.  Revisión de aspectos críticos por parte del líder del proyecto y el equipo de consultoría. Presentación de resultados.

Durante la etapa de análisis de brecha se liberarán los siguientes entregables:  Mapa comparativo de los requerimientos del negocio frente a las funcionalidades de Odoo,  Plan de proyecto por fases,  Presupuesto del proyecto, Cronograma ajustado del proyecto y Prueba de concepto.

Cada nuevo destino implica siempre un descubrimiento

La implementación de Odoo, en la práctica, se compone de una serie de iteraciones del ciclo CONFIGURACIÓN, VALIDACIÓN y ENTRENAMIENTO DE USUARIOS CLAVE que se inicia con la información recogida en el análisis de brecha y cuyos resultados se van refinando con cada iteración.

La implementación de Odoo implica configurar las diferentes funcionalidades de las apps o módulos de Odoo y validar en conjunto los flujos de trabajo propuestos, a la vez que se entrena a los usuarios clave en las particularidades de la herramienta. 

Las actividades que se llevarán a cabo durante la etapa de implementación de Odoo son: Configuración de las apps o módulos de Odoo con datos maestros proporcionados por la empresa, Pruebas unitarias de los diferentes flujos de trabajo, Ajustes a la configuración,  Capacitación a los usuarios clave y/o líderes de área funcional. 

Durante la etapa de análisis de implementación se liberarán los siguientes entregables: Lista de los módulos y Flujos de trabajo configurados con su recibido a conformidad.

En los mejores viajes hay eventos especiales

 En la etapa de entrenamiento se presentan a los usuarios los flujos de trabajo aprobados y previamente validados por los responsables del proyecto.  Igualmente se realizan pruebas integrales del funcionamiento de las apps o módulos de Odoo con la participación de los usuarios finales.  Finalmente se realiza una carga de datos maestros al sistema.

En la fase de entrenamiento se busca integrar a todos los usuarios posibles de la organización en la dinámica de realizar sus actividades diarias usando las diferentes apps o módulos de Odoo a través de la configuración prediseñada.

Las actividades que se llevarán a cabo durante la etapa de entrenamiento son:  Realización de talleres por área o proceso empresarial,   Capacitación a usuarios finales por parte de los usuarios clave y/o líderes de área funcional con acompañamiento del consultor líder de proyecto y el equipo de consultoría.

Durante la etapa de entrenamiento se liberarán los siguientes entregables:  Acta de realización de sesiones de entrenamiento.

Después de un buen viaje ya no somos los mismos

Una vez que se realizan las pruebas integrales, el sistema está listo para entrar en operación.  A partir de la fecha que se acuerde las operaciones de la empresa se procesarán en las diferentes apps o módulos de Odoo conforme a lo que se establezca en el plan de salida en vivo.

Con el fin de sustentar el día a día de la empresa a través de Odoo es importante diseñar un plan para la salida en vivo que incluya la realización de un seguimiento a la operación en vivo y la estabilización del sistema durante las primeras operaciones.

Las actividades que se llevarán a cabo durante la etapa de salida en vivo son:  Diseñar el plan de salida en vivo,  Preparar los datos maestros y de carga,  Realizar pruebas de carga de datos maestros y saldos contables,  Carga de datos maestros y saldos contables en ambiente productivo,  Revisión final del plan de salida en vivo y  Monitoreo de la salida en vivo.

Durante la etapa de salida en vivo se liberarán los siguientes entregables:  Plan de salida en vivo,  Acta de revisión final del plan de salida en vivo,  Cierre de hallazgos y  Acta cierre de proyecto.